Politique de confidentialité
Ce que nous recueillons, ce que nous en faisons et ce que vous pouvez nous demander de modifier : vos droits sont garantis par la loi 25 du Québec et la LPRPDE fédérale.
Comment nous traitons vos renseignements personnels
La clinique Reimagine est gérée par 9413-9672 Québec Inc., située au 3554, avenue Coloniale à Montréal. Lorsque le présent document emploie le terme “ nous ”, il désigne l’entreprise.
Elle concerne toutes les personnes qui interagissent avec nous : les patients, les étudiants suivant nos formations et toute personne remplissant un formulaire ou nous envoyant un courriel.
Deux lois fixent les règles : au Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, que presque tout le monde appelle la Loi 25, et, au fédéral, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Les renseignements de santé entraînent des obligations supplémentaires, et notre personnel clinique y est tenu à titre personnel.
Ce que nous collectons
Lorsque vous remplissez un formulaire sur ce site, nous recevons votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, les traitements que vous avez cochés, votre langue, votre message et tout fichier que vous avez choisi de joindre.
Les rendez-vous sont pris via Vagaro ; votre réservation est donc hébergée sur leurs systèmes et soumise à leur politique de confidentialité. Les dépôts sont traités par Square. Square gère directement les informations de votre carte, et tout ce que nous voyons se limite à la confirmation du paiement, au montant et aux derniers chiffres. Les modalités concernant votre dépôt en cas d'annulation ou d'absence à un rendez-vous sont détaillées dans notre politique d'annulation. Les demandes de financement sont transmises directement à Medicard. Ainsi, nous n'avons jamais accès à votre dossier de crédit ni aux motifs justifiant leur décision.
À la clinique, la liste est plus longue, car votre sécurité l'exige. Elle comprend vos antécédents médicaux, vos traitements médicamenteux, vos allergies, un bilan cutané, les formulaires de consentement signés, les notes de traitement et des photos avant/après, si vous y avez consenti. Une analyse cutanée réalisée avec notre analyseur Zemits produit des images du visage et des mesures de votre peau.
Le site enregistre également les informations habituelles que tout site enregistre : votre adresse IP, votre navigateur et votre appareil, les pages que vous avez consultées et comment vous nous avez trouvés.
Pourquoi nous le collectons
Pour pouvoir vous répondre. Pour vous donner rendez-vous et vous traiter en toute sécurité. Pour tenir les dossiers cliniques que nous avons l'obligation de conserver, percevoir les paiements et inscrire les étudiants aux formations. Et, si vous y avez consenti, pour vous envoyer des communications marketing.
Nous ne vendons pas vos renseignements et nous ne les transmettons à personne d'autre pour ses propres fins de marketing.
Consentement
Nous vous demandons votre consentement avant de collecter vos renseignements. Si nous souhaitons ultérieurement les utiliser à une fin à laquelle vous n'avez pas consenti, nous vous demanderons à nouveau votre accord.
Les renseignements sensibles exigent un consentement exprès et spécifique. Nous considérons comme sensibles les renseignements de santé, les photographies cliniques et les analyses cutanées.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Toutefois, retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements cliniques pourrait nous empêcher de vous traiter en toute sécurité. Dans ce cas, nous vous le dirons à ce moment-là, plutôt que de vous laisser le découvrir plus tard.
Cookies et analyses
La bannière vous permet de refuser tout ce qui n'est pas essentiel. Les cookies essentiels restent activés, car le site ne peut pas fonctionner sans eux.
Si vous autorisez le reste, nous utilisons Google Analytics et Google Tag Manager pour analyser l'utilisation du site, et Google Ads pour mesurer l'efficacité des publicités. Google reCAPTCHA est intégré à nos formulaires afin de prévenir les abus automatisés, et il est soumis à la politique de confidentialité de Google. Votre choix de langue est enregistré afin que le site s'affiche dans la langue sélectionnée.
Rien de tout cela ne permet de vous identifier par votre nom, et rien de tout cela n'est relié à votre dossier médical.
Avec qui le partageons-nous ?
Uniquement lorsque cela est nécessaire, et uniquement avec ceux-ci :
- Vagaro, pour la prise de rendez-vous
- Square, pour les dépôts et les paiements par carte
- Medicard, si vous faites une demande de financement
- Google, pour l'analyse, la mesure publicitaire et reCAPTCHA
- Nos fournisseurs d'hébergement et de messagerie, pour que le site fonctionne et que vos messages nous parviennent
- D'autres professionnels de santé, lorsque vos soins le nécessitent et que vous avez donné votre accord.
- Les autorités, lorsque la loi nous y oblige
Chacun d'eux a sa propre politique de confidentialité, et il vaut la peine de lire celles des organisations avec lesquelles vous traitez directement. Nous ne vendons pas vos renseignements et nous ne les communiquons à personne pour ses propres fins de marketing.
Où est-il stocké et pendant combien de temps ?
Le site Web et ses données sont hébergés au Canada. Certains des fournisseurs mentionnés ci-dessus traitent des données à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. La loi 25 nous oblige à évaluer si les renseignements seront adéquatement protégés avant qu’ils ne quittent la province, et nous effectuons cette évaluation avant tout transfert.
La durée de conservation dépend de la nature des renseignements :
- Les cookies et les données de navigation sont conservés jusqu'à leur expiration ou jusqu'à ce que vous les supprimiez. Refuser les cookies non essentiels via la bannière ou effacer les données de votre navigateur les supprime immédiatement.
- Les demandes de renseignements et les soumissions de formulaires sur le site Web sont conservées pendant 24 mois après votre dernier contact avec nous, puis supprimées.
- Les dossiers cliniques sont conservés pendant la durée requise par les obligations professionnelles de nos praticiens. Cette durée est plus longue que pour les autres renseignements, et nous ne pouvons pas la réduire sur demande.
- Les registres de dépôts et de paiements sont conservés aussi longtemps que l'exige la législation fiscale et comptable canadienne, soit généralement six ans.
Dès lors que les renseignements ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, et qu'aucune disposition légale ne nous oblige à les conserver, nous les détruisons ou les rendons anonymes.
Comment nous le protégeons
L'accès est limité au personnel qui en a besoin pour exercer ses fonctions. Le site utilise des connexions cryptées, les comptes administrateurs requièrent une authentification à deux facteurs et les dossiers cliniques sont conservés séparément de toutes les données présentes sur le site web.
En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice grave, nous vous en informerons ainsi que la Commission d'accès à l'information et le consignerons dans notre registre des incidents. La loi 25 l'exige.
Vos droits
Vous pouvez nous demander de :
- vous montrer ce que nous détenons sur vous
- corriger toute inexactitude ou tout élément incomplet
- cesser de nous appuyer sur un consentement que vous avez retiré
- supprimer des renseignements lorsqu'aucune loi ne nous oblige à les conserver
- vous remettre une copie dans un format technologique structuré et couramment utilisé
- cesser de diffuser des renseignements, ou désindexer un lien, lorsque cette diffusion vous cause un préjudice grave
Vous avez également le droit d'être informé si une décision vous concernant a été prise exclusivement par des moyens automatisés. Nous ne prenons aucune décision de cette manière.
Nous répondons sous 30 jours, et nous pouvons vous demander de confirmer votre identité avant de le faire.
Qui est responsable et comment porter plainte
La clinique Reimagine est exploitée par 9413-9672 Québec Inc., et cette société est responsable des renseignements décrits ici. Le rôle de responsable de la protection des renseignements personnels est dévolu à la personne qui détient la plus haute autorité au sein de la société.
Pour exercer l'un des droits ci-dessus, ou pour poser des questions sur quoi que ce soit figurant sur cette page :
Responsable de la protection des renseignements personnels
9413-9672 Québec Inc. (Clinique Réimagine)
3554, avenue Coloniale, Montréal (Québec) H2X 2Y5
info@reimagineclinic.ca · 438-686-8460
Nous vous répondrons dans un délai de 30 jours. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec au cai.gouv.qc.ca.
Modifications apportées à cette politique
Cette page est mise à jour en cas de changement de nos pratiques ; la date en haut indique la dernière modification. Tout changement important est signalé sur le site au lieu d'être apporté discrètement.
Des questions concernant vos renseignements ?
Écrivez-nous à reimagineclinic@gmail.com et nous vous répondrons dans un délai de 30 jours. Si vous préférez en discuter de vive voix, appelez la clinique au 438-686-8460.